Regulamin

REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ O WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ PROGU STOSOWANIA PRZEPISÓW USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

 

Niniejszy Regulamin ustala zasady i tryb postępowania w sprawach udzielania zamówień, których wartość netto nie przekracza progu stosowania umowy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, (t.j. Dz.U.2013 r. poz. 907), to jest wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro określonej na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp. Aktualny średni kurs złotego stanowiący podstawę przeliczania wartości, określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. z 2011 r. nr 282 poz. 1650), obowiązujące w terminie szacowania wartości danego zamówienia.

 

WYKAZ SKRÓTÓW I  POJĘĆ

§1

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. Klubie – należy przez to rozumieć Grudziądzki Klub Motocyklowy S.A.
2. Prezesie - należy przez to rozumieć Prezesa Grudziądzkiego Klubu Motocyklowego S.A.
3. Ofercie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenia zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia
4. Prawie wspólnotowym dotyczącym zamówień publicznych – należy przez to rozumieć Traktat WE, Komunikat Komisji Europejskiej w przedmiocie zamówień publicznych, dyrektywy unijne i rozporządzenia dotyczące zamówień publicznych
5. Progu stosowania przepisów ustawy Pzp – należy rozumieć kwotę, której wartość netto jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro określoną na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp
6. Ustawie Pzp – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, (tekst jednolity: Dz.U.2013 r. poz. 907)
7. Wartości szacunkowej zamówienia – wynagrodzenie naliczone z należytą starannością bez podatku od towarów i usług
8. Wytycznych – należy przez to rozumieć instrukcje wydawane przez Instytucje Pośredniczące i Instytucje Wdrażające, określające zasady i procedury udzielania zamówień publicznych poniżej kwot, których wartość netto nie przekracza wyrażonych w złotych równowartości kwoty euro określonej na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp
9. Zespole – należy przez to rozumieć zespół do prowadzenia postępowania

 

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

 §2

 

1. Udzielanie zamówień objętych niniejszym Regulaminem przebiega zgodnie z planem finansowym Klubu na dany rok budżetowy
2. Niniejszy Regulamin nie ma zastosowania podczas zawierania umów kontraktowych z zawodnikami
3. W przypadku postępowań w sprawie zamówień prowadzonych w celu realizacji założeń projektu współfinansowanego przez Unię Europejską, stosuje się postanowienia niniejszego Regulaminu oraz zasady określone w wytycznych i przepisy wynikające z prawa wspólnotowego dotyczącego zamówień publicznych,
4. Postępowania w sprawie udzielania zamówień prowadzi pion administracyjno - finansowy.
5. Wydatki ponoszone w związku z realizacją zamówień objętych niniejszym Regulaminem powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem należytej staranności i uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
6. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówień określonego rodzaju należy w sposób szczególny przestrzegać przepisów ustawy Pzp dotyczących zakazu dzielenia zamówień i zaniżania ich wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp
7. Do określenia rodzaju zamówienia można pomocniczo stosować Wspólny Słownik Zamówień (CPV)
8. Podstawą obliczenia wartości zamówienia dostaw lub usług jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie oferenta, bez podatku od towarów i usług (wartość netto) ustalone z należyta starannością.
9. Do obliczenia szacunkowego wynagrodzenia oferenta stosuje się rozeznanie cenowe rynku lub wartość udzielonych  w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw.
10. Z przeprowadzonego np. droga faksową czy elektroniczną rozeznania cenowego rynku sporządzona zostaje pisemna notatka, zawierająca podstawę ustalenia wartości zamówienia
11. Podstawą ustalenia wartości zamówienia na roboty budowlane jest kosztorys inwestorski
12. Ustalanie wartości zamówienia dla dostaw i usług dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, dla robót budowlanych nie wcześniej niż 6 miesięcy
13. W przypadku konieczności udzielenia zamówienia, którego kosztu nie przewidziano w planie, wymienionym w ust. 1, pion administracyjno - finansowy zwraca się z pisemnym wnioskiem do Prezesa o wyrażenie zgody na realizację zamówienia
14. Każde udzielenie zamówienia powinno być odnotowane w Rejestrze udzielonych zamówień o wartości poniżej progu stosowania przepisów ustawy Pzp prowadzonym przez pion administracyjno - finansowy.

 

 

UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ O WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ 20 000 ZŁOTYCH NETTO

 

§ 3

 

1. Zamówienia o wartości netto nieprzekraczającej wyrażonych w złotych równowartość 20 000 netto dla danego rodzaju, realizowane są w sposób uproszczony, bez powoływania zespołu, przy zachowaniu zasady jawności, celowości, oszczędności i należytej staranności.
2. Zamówienia o których mowa w ust. 1 realizowane są każdorazowo na podstawie zlecenia wydanego oferentowi w formie ustnej lub pisemnej w zależności od rodzaju i złożoności przedmiotu zamówienia.

 

 

UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ O WARTOŚCI POWYŻEJ 20 OOO ZŁ NETTO I NIEPRZEKRACZAJĄCE PROGU STOSOWANIA PRZEPISÓW USTAWY PZP

 

§4

 

1. Pion administracyjno -finansowy występuje do Prezesa z Wnioskiem o wyrażenie zgody na realizację zamówienia o wartości nieprzekraczającej progu stosowania przepisów ustawy Pzp (wzór Wniosku stanowi załącznik nr 1 niniejszego Regulaminu)
2. Postępowanie w sprawie realizacji zamówienia prowadzi zespół, którego zadaniem jest:

1. Opracowanie treści Zapytania Ofertowego (wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu) i przedstawienie Prezesowi do akceptacji
2. Przesłanie treści Zapytania Ofertowego drogą elektroniczną/faksową lub pocztą do co najmniej 3 oferentów prowadzących działalność właściwą dla realizacji przedmiotu zamówienia lub zamieszczenie go na stronie internetowej Klubu
3. Przyjmowanie składanych ofert
4. Udzielanie wyjaśnień oferentom
5. Przedstawienie Prezesowi propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty
6. Przekazanie informacji o wyniku postępowania

1. Zapytanie Ofertowe zawiera co najmniej:

1. Nazwę i szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, to jest wszelkie niezbędne informacje i wymagania: np. parametry, liczbę, kolor, itp.
2. Termin i miejsce realizacji zamówienia
3. Istotne elementy mające wpływ na wybór oferty, kryteria (np. cena, koszty eksploatacji itp.) i sposób dokonywania ich oceny
4. Warunki, jakie ma spełnić oferent i sposób dokonywania oceny ich spełniania
5. Dokumenty, które mają być dołączone o oferty potwierdzające spełnianie warunków
6. Termin, miejsce i formę składania oferty
7. Dane osoby wyznaczonej do kontaktowania się z oferentami
8. Istotne postanowienia umowy/projekt umowy
9. Formularz Ofertowy, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu

1. Oferta może być złożona:

1. W siedzibie Klubu
2. Pocztą
3. Drogą elektroniczną

1. Zespół może żądać potwierdzenia w formie pisemnej treści oferty złożonej w formie wymienionej w ust. 4 pkt. 3 i 4.
2. Oferenci, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych w Zapytaniu Ofertowym oświadczeń lub dokumentów lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane oświadczenia i dokumenty, zawierające błędy lub wadliwe pełnomocnictwa, zostają wezwani do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta ta podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Uzupełnione dokumenty, oświadczenia lub pełnomocnictwa powinny potwierdzać spełnianie przez oferenta warunków określonych w Zapytaniu Ofertowym
3. Zespół poprawia w ofercie oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek
4. Oferta może być odrzucona jeżeli:

1. Jest niezgodna z postanowieniami niniejszego Regulaminu
2. Jej treść nie odpowiada treści Zapytania Ofertowego
3. Zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia
4. Oferent w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie oczywistej omyłki rachunkowej lub omyłki pisarskiej
5. Jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów

1. Postępowanie może zostać unieważnione jeżeli:

1. Nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu
2. Cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia
3. Postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy.

1. Oferty składane mają być w terminie i formie wskazanej w treści Zapytania Ofertowego w miejscu wyznaczonym przez zespół
2. Zespół dokonuje oceny i porównania złożonych ofert, według przyjętych wcześniej kryteriów, następnie przedstawia Prezesowi do akceptacji propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty.
3. Po zatwierdzeniu przez Prezesa wyboru oferty najkorzystniejszej wybrany oferent zostaje powiadomiony o wyniku postępowania oraz miejscu i terminie zawarcie umowy.
4. Umowa zawierana jest w formie pisemnej, procedura zatwierdzania i zawierania umów realizowana jest w sposób przyjęty w Klubie.
5. Nad realizacją zamówienia nadzór sprawuje pion administracyjno - finansowy.
6. W przypadku robót budowlanych lub innych świadczeń specjalistycznych nadzór techniczny nad robotami lub świadczeniami powinna sprawować osoba posiadająca uprawnienia przewidziane przepisami prawa.
7. Zespół zobowiązany jest udokumentować przebieg postępowania, w tym w szczególności zachować potwierdzenie:

1. Przekazania Zapytania Ofertowego lub jego pomieszczenia na stronie internetowej
2. Udzielenia wyjaśnień oferentom
3. Akceptacji przez Prezesa wyboru najkorzystniejszej oferty
4. Przekazania/zamieszczania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty
5. Zawarcia umowy (kopia)

1. Zakup paliwa do samochodów służbowych Klubu, o wartości zamówienia nie przekraczającej w roku budżetowym progu stosowania przepisów ustawy Pzp, realizowany jest doraźnie, w zależności od potrzeb, bez stosowania procedur Zapytania Ofertowego, przy zachowaniu zasady jawności, celowości, oszczędności i należytej staranności.
2. Przedmiot zamówienia może być wykonany tylko przez jednego oferenta w przypadku:

1. Uzasadnionych przyczyn technicznych lub organizacyjnych
2. Ochrony praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów
3. Udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej po wcześniejszym uzyskaniu przez wnioskującego kierownika komórki organizacyjnej akceptacji Prezesa

1. W przypadku zamówienia, którego nie można było przewidzieć, a wymagane jest jego natychmiastowe wykonanie, można odstąpić od stosowania Zapytania Ofertowego. Pion administracyjno - finansowy występuje z wnioskiem do Prezesa uzasadniając konieczność realizacji danego zamówienia.
2. Faktury wystawione przez oferenta za zrealizowanie zamówienia opisywane są w sposób przyjęty w Klubie, właściwy dla zamówień publicznych.

 

 

PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI

 

§5

 

1. Dokumentację dotyczącą prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia przechowuje pion administracyjno - finansowy przez cały czas określony wewnętrznymi przepisami Klubu.
2. Postepowanie oraz dokumentacja związana z postępowaniem są jawne, zgodnie z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 06.09.2001 r. (Dz.U. 2001 Nr 112, po. 1198 z późń. zm.)
3. Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli wykonawca nie później niż w terminie składania ofert zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane.

 

ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA NARUSZENIE DYSCYCPLINY

§6

 

 

1. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania odpowiedzialność ponosi pion administracyjno - finansowy, wyznaczone przez niego osoby uczestniczące w prowadzeniu postępowania oraz Prezes, każdy w zakresie swoich obowiązków.
2. W procesie przygotowania i udzielania zamówienia stosuje się obowiązujące przepisy, w szczególności ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.), odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych z dnia 17 grudnia 2004, (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 168 z późn. zm.), ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, (t.j. Dz.U. 2013 r. poz. 907), ustawy Kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 r. (Dz.U. 1964 Nr 16, poz. 93 ze zm.)

 

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

§7

 

1. W indywidualnych przypadkach Prezes może na wniosek pionu administracyjno - finansowego wyrazić zgodę na odstąpienie od stosowania części zapisów niniejszego Regulaminu
2. Spory w zakresie interpretacji niniejszego Regulaminu rozstrzyga Prezes
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy Kodeks cywilny oraz inne przepisy obowiązującego prawa
4. Zmiany do Regulaminu wnoszone są w trybie właściwym dla jego wprowadzenia
5. Integralną częścią Regulaminu są następujące załączniki:

1. Załącznik nr 1 – Wniosek o wyrażenie zgody na realizację zamówienia
2. Załącznik nr 2 – Zapytanie ofertowe
3. Załącznik nr 3 – Formularz ofertowy
4. Załącznik nr 4 – Protokół z postępowania

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 1 do Regulaminu

Grudziądz, dnia ……………………….

 

WNIOSEK O WYRAŻENIE ZGODY NA REALIZACJĘ ZAMÓWIENIA

O WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ PROGU STOSOWANIA PRZEPISÓW

USTAWY PZP.

 

1. Zespół prowadzący postępowanie:
2.  
3. Określenie przedmiotu zamówienia
4.  
5. Nazwa projektu, w ramach którego jest realizowane zamówienie (opcjonalnie)
6.  
7. Szacunkowa wartość zamówienia (bez podatku VAT)

.....................................................................................................................

1. Wartość zamówienia ustalona

przez ……………………………………………………………………….

w dniu …………………………………………………………………….

na podstawie ………………………………………………………….

1. Kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia ………………………brutto
2. Termin realizacji zamówienia …………………………………………………………………..

 

............................

^{podpis Głównej Księgowej}

 

.......................................................

^{akceptacja Prezesa Grudziądzkiego Klubu Motocyklowego S.A.}

 

 

Załącznik nr 2 do Regulaminu

Grudziądz, dnia …………………………

 

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

 

Grudziądzki Klub Motocyklowy S.A. zaprasza w formie Zapytania Ofertowego do złożenia oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. 2003 r. poz. 907), Postępowanie prowadzone jest na podstawie „Regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej progu stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych”, wprowadzonego przez Prezesa Grudziądzkiego Klubu Motocyklowego S.A.

1. Przedmiotem zamówienia jest……………………………………………………………………

^{(opis przedmiotu z podaniem wszelkich niezbędnych informacji)}

1. Nazwa projektu, działanie, priorytet w ramach którego jest realizowane zamówienia
2.  
3. Wymagany termin realizacji…………………………………………………………………………….
4. Miejsce realizacji zamówienia ………………………………………………………………………..
5. Warunki stawiane oferentowi i sposób oceny ich spełnienia
6.  
7. Dokumenty potwierdzające spełnienie warunków (np. referencje, Wpis do Krajowego Rejestru Sądowego lub wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej)
8. Termin i miejsce składania oferty…………………………………………………………………….
9. Określenie formy składanej oferty (faksem, pocztą, osobiście)
10. Kryteria oceny ofert
11. Istotne postanowienia umowy/projekt umowy
12.  Dodatkowe informacje……………………………………………………………………………………
13. Dane osoby wyznaczonej do kontaktowania się z oferentami………………….......

 

................................

^{Prezes Grudziądzkiego Klubu Motocyklowego S.A.}

 

 

 Załącznik nr 3 do Regulaminu

………………………., dnia ……………………..

..........................................................................

..........................................................................

..........................................................................

..........................................................................

Nazwa (firma) i adres Oferenta

 

Numer KRS lub

Centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej ………………………………

 

Dane kontaktowe:

Nr telefonu……………………………………………

Nr faksu………………………………………………..

 

 

FORMULARZ OFERTOWY

Grudziądzki Klub Motocyklowy S.A.

ul. Hallera 4, 86-300 Grudziądz

NIP 876-245-87-82REGON 341421625

 

Niniejszym składam/składamy Ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia którego przedmiotem jest:………………………………………………

1. Oferuję/my wykonanie przedmiotu zamówienia określonego w Zapytaniu Ofertowy za wynagrodzeniem całkowitym w kwocie: ………………………………..zł  brutto w ty, należny podatek VAT (słownie brutto………………………………. złotych)
2. Wynagrodzenie całkowite wymienione w pkt 1 uwzględnia wszystkie koszty realizacji zamówienia.
3. Prace objęte zamówieniem zamierzam/my wykonać sami / zamierzamy zlecić podwykonawcom. Zakres prac, które będą zlecone podwykonwacom …………………………………….. *
4. Oświadczam/y że zapoznałem/zapoznaliśmy się z treścią Zapytania Ofertowego w tym zawartymi tam istotnymi postanowieniami umowy/projektem umowy i zobowiązuję/emy się do rzetelnej realizacji zamówienia, zgodnie z warunkami, terminami i wymaganiami podanymi w Zapytaniu Ofertowy, złożoną ofertą i obowiązującymi przepisami prawa.
5. Posiadam/posiadamy uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
6. Posiadam/my niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuję/my osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, dotychczasowe zamówienia na rzecz odbiorców zrealizowaliśmy z należytą starannością
7. Znajduję/my się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, w stosunku do mojej/naszej firmy nie otwarto likwidacji ani nie ogłoszono upadłości.
8. Oświadczam/my, że oferta nie zawiera informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji *.

/Oświadczam/my, że oferta zawiera informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Informacje takie zawarte są w następujących dokumentach………………………………………………………………………………………………....

1. Do niniejszego Formularza Ofertowego dołączone są następujące załączniki:

1. …………………………………………………………………………………………………………………..
2. .……………………………….....................................................................................
3. ………………………………………………………………………………………………………………….
4. ………………………………………………………………………………………………………………….
5. ………………………………………………………………………………………………………………….

 

 

..................................

^{Podpis osoby upoważnionej}

 

 

Załącznik nr 4 do Regulaminu

 

PROTOKÓŁ Z POSTEPOWANIA znak sprawy ……………………

 

Przeprowadzonego w trybie Zapytania Ofertowego. Bez stosowania ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych, (t.j. Dz.U. poz. 907), na podstawie „Regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej progu stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych”, wprowadzonego przez Prezesa Grudziądzkiego Klubu Motocyklowego S.A.

 

1. Przedmiot zamówienia ………………………………………………………………………………
2. Zespół prowadzący postepowanie …………………………………………………………….
3. Nazwy i adresy oferentów zaproszonych do składania ofert …………………………………………………………………………………………………………(opcjonalnie)
4. Data przesłania zaproszenia/zamieszczenia ogłoszenia………………………………
5. Termin składania ofert……………………………………………………………………………….
6. Nazwy, adresy i cena (pozostałe kryteria) oferentów, którzy złożyli oferty…………………………………………………………………………………………………………………….
7. Nazwa i adres oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę…………………………………………………………………………………………………………………….
8. Uzasadnienie wyboru…………………………………………………………………………………………………………………
9. Data sporządzenia protokołu……………………………………………………………………..

 

 

 

.....................................

^{Podpis osoby sporządzającej protokół}

 

 

                                                         ..............................................

                                                                ^{Akceptacja Prezesa Grudziądzkiego Klubu Motocyklowego S.A.}